Si trabajás con información estructurada, tareas compartidas o bases de datos internas, seguramente te has preguntado: ¿me conviene usar Microsoft Lists, una lista en SharePoint o simplemente Excel?
Aunque los tres permiten registrar datos en forma de tabla, tienen enfoques distintos. Elegir bien mejora tu productividad y evita errores.
¿Qué es cada herramienta?
Microsoft Lists
Aplicación moderna de Microsoft 365 para crear y gestionar listas personalizadas. Está basada técnicamente en SharePoint, pero con interfaz optimizada e integración directa con Teams.
SharePoint Lists
Parte nativa de los sitios de SharePoint. Fue la base sobre la que se construyó Microsoft Lists y permite una gestión avanzada de datos dentro del entorno de un sitio.
Excel
La clásica hoja de cálculo de Microsoft, diseñada para análisis de datos, cálculos, modelado y manipulación libre.
Comparativa por características
| Característica | Microsoft Lists | SharePoint Lists | Excel |
|---|---|---|---|
| Propósito | Gestión estructurada de datos | Similar a Microsoft Lists | Análisis y manipulación de datos |
| Interfaz de usuario | Moderna y visual | Tradicional (según versión de SharePoint) | Clásica hoja de cálculo |
| Colaboración en equipo | Optimizada para Microsoft 365 y Teams | Integrada con sitios de SharePoint | Básica, con riesgo de conflictos |
| Automatización (Power Automate) | Integración directa y fluida | Integración directa | Limitada, requiere pasos adicionales |
| Tipos de columnas avanzadas | Sí (personas, opciones, fecha, búsqueda) | Sí | No (datos planos o fórmulas) |
| Control de permisos | Por elemento, columna o lista | Configurable por elemento o lista | Limitado, generalmente por archivo completo |
| Escalabilidad y estructura | Alta, permite vistas, formularios y relaciones | Alta | Baja, tiende a desorganizarse con volumen |
¿Cuándo conviene usar cada uno?
Microsoft Lists
- Cuando querés gestionar datos con estructura y claridad visual.
- Ideal para tareas, inventario, solicitudes, formularios.
- Cuando trabajás dentro de Microsoft Teams o con flujos de aprobación automáticos.
SharePoint Lists
- Si ya estás usando SharePoint para otras funciones.
- Cuando necesitás integrar datos con bibliotecas, páginas web o permisos detallados.
- En escenarios más complejos o como backend para apps creadas en Power Apps.
Excel
- Cuando lo importante son los cálculos, fórmulas y análisis individual.
- Si los datos son temporales, personales o sin necesidad de automatización.
- Para modelos que requieran libertad total de edición.