Outlook tiene varios botones que parecen similares, pero no lo son. “Limpiar”, “Reglas” y “Pasos rápidos” cumplen funciones distintas: uno reduce el desorden, otro automatiza, y el tercero acelera acciones.
Aquí te explico en qué se diferencian y cómo sacarles provecho.
Limpiar
¿Para qué sirve?
Eliminar mensajes redundantes en una conversación para reducir ruido visual y liberar espacio.
¿Qué hace exactamente?
Elimina automáticamente correos duplicados o versiones anteriores ya incluidas en el último mensaje del hilo.
¿Dónde se aplica?
- A una conversación específica
- A una carpeta completa
- A hilos individuales
Ejemplo práctico:
En una cadena de 10 respuestas, Outlook conserva solo la más reciente que incluye todo el historial.
Cuándo usarlo:
Cuando tu bandeja de entrada está llena de cadenas largas y quieres conservar solo lo esencial.
Reglas
¿Para qué sirven?
Automatizar acciones sobre correos entrantes (y salientes si se configura).
¿Qué hace exactamente?
Aplica condiciones y acciones predefinidas como:
- Si el remitente es “X”, mover a “Carpeta Y”
- Si el asunto contiene “informe”, marcar como importante
¿Dónde se aplica?
En segundo plano, a todos los mensajes que entran (o salen).
Ejemplo práctico:
“Si el asunto contiene ‘Zoom’, mover a carpeta ‘Reuniones’”.
Cuándo usarlo:
Para mantener tu bandeja de entrada ordenada sin esfuerzo, con criterios que vos definís.
Pasos rápidos
¿Para qué sirven?
Aplicar varias acciones a un correo con un solo clic.
¿Qué hace exactamente?
Permite crear atajos personalizados que combinan acciones como:
- Responder
- Archivar
- Mover
- Categorizar
- Marcar como leído
¿Dónde se aplica?
Solo a los mensajes que selecciones manualmente.
Ejemplo práctico:
Un botón que se llame “Responder + Archivar” y al hacer clic, haga ambas cosas automáticamente.
Cuándo usarlo:
Cuando haces muchas veces lo mismo y querés ahorrar clics.
Comparativa rápida
| Función | ¿Automático? | ¿Al recibir correo? | ¿Hace varias acciones? | ¿Optimiza espacio? |
|-----------------|--------------|----------------------|-------------------------|---------------------|
| Limpiar | Sí | No | No | Sí |
| Reglas | Sí | Sí | No | No |
| Pasos rápidos | No (manual) | No | Sí | No |
Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.