Muchas personas que trabajan en entornos Microsoft comparten esta duda:
¿Qué pasa si subes un archivo de OneDrive a SharePoint o viceversa? ¿Se duplica? ¿Se sincroniza? ¿Ocupa doble espacio?
La respuesta rápida: sí se duplica si lo haces de forma manual y sin las herramientas adecuadas. Y eso puede generar no solo confusión en los equipos, sino también desperdicio de almacenamiento y desorganización.
Aquí te explico cómo evitarlo, y cómo usar OneDrive y SharePoint de forma correcta y complementaria, según las recomendaciones oficiales de Microsoft.
¿Qué ocurre si subes un archivo de OneDrive a SharePoint?
Cuando arrastras o cargas un documento de OneDrive a SharePoint (o al revés), estás creando una copia nueva e independiente.
Eso significa:
- No hay sincronización automática entre ambas versiones.
- Los cambios que hagas en uno no se reflejan en el otro.
- Ambos ocupan espacio por separado en la nube.
Este tipo de duplicaciones son comunes cuando:
- Se descargan archivos desde SharePoint y luego se vuelven a subir a OneDrive.
- Se “copian” documentos por miedo a perderlos, en lugar de moverlos.
- Se desconoce la diferencia entre mover, copiar o sincronizar.
Soluciones para evitar duplicados y trabajar mejor
1. Usa la opción “Mover a” en lugar de “Copiar a”
Desde la versión web de OneDrive o SharePoint, selecciona los archivos y haz clic en “Mover a”.
Esto transfiere el archivo directamente a su nueva ubicación sin dejar copia en el origen.
Solo usa “Copiar a” cuando realmente necesitas mantener versiones separadas, por ejemplo, en plantillas o históricos.
2. Usa SharePoint como ubicación principal si trabajas en equipo
OneDrive está pensado para uso personal o individual. SharePoint, en cambio, es el repositorio central de trabajo colaborativo.
Recomendación:
- Guarda documentos importantes directamente en bibliotecas de SharePoint.
- Accede desde Teams o desde el portal de SharePoint para que todos trabajen sobre el mismo archivo.
3. Sincroniza SharePoint con la app de OneDrive
La aplicación de escritorio de OneDrive puede sincronizar carpetas de bibliotecas de SharePoint directamente en tu explorador de archivos (Windows o Mac).
Esto te permite:
- Acceder a los archivos como si estuvieran en OneDrive.
- Editar en local, pero que los cambios se reflejen en SharePoint automáticamente.
- Evitar duplicar archivos sin darte cuenta.
4. No descargues y vuelvas a subir archivos
Evita este ciclo: descargar > editar local > subir de nuevo.
En su lugar, abre y edita los documentos directamente en línea usando Office Online o la app de escritorio sincronizada.
Así evitas versiones desactualizadas, pérdida de cambios o archivos duplicados sin control.
¿Y si ya tengo duplicados?
Revisa las fechas de modificación, ubicación y quién editó cada archivo.
Luego, conserva el archivo más actualizado y elimina las copias innecesarias.
Si el volumen es grande, podés usar scripts de PowerShell o flujos en Power Automate para automatizar este proceso.
Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.