Al diseñar un copiloto que necesita consultar datos de un ERP o CRM (como Zoho One CRM), existen dos formas principales de integrarlo:
- Conexión directa al sistema
- Conexión a través de Dataverse
Ambas rutas funcionan, pero cada una tiene implicaciones distintas en rendimiento, seguridad y mantenimiento.
Opción A: conexión directa al ERP o CRM
El copiloto se comunica en tiempo real con las API del sistema mediante conectores oficiales o personalizados.
¿Cómo se hace?
- Se configura el agente en Copilot Studio para que ejecute acciones conectadas a la API del sistema.
- Si hay un conector oficial, se habilita con autenticación OAuth.
- Si no existe, se crea un conector personalizado en Power Platform para acceder a los endpoints REST.
- Las intenciones del copiloto activan acciones con los parámetros necesarios.
- Opcionalmente, se puede usar Power Automate como capa intermedia para procesos complejos.
Ventajas
- Acceso en tiempo real a los datos.
- No se requiere duplicación de información.
- Configuración más directa si solo se conecta un sistema.
Desventajas
- La latencia y los límites de las API pueden afectar el rendimiento.
- Mayor complejidad técnica: autenticación, versiones, mantenimiento.
- Escalabilidad limitada si se desea incorporar otras fuentes o reglas de seguridad más específicas.
Recomendado si: se necesita acceso inmediato a datos y se cuenta con control sobre las API.
Opción B: sincronización o virtualización a través de Dataverse
En este modelo, los datos del ERP o CRM se replican o se acceden mediante tablas virtuales dentro de Dataverse.
¿Cómo se hace?
- Se integran los datos usando Dataflows, Power Automate o Azure Data Factory.
- Alternativamente, se configuran tablas virtuales que actúan como vistas sin duplicar datos.
- El copiloto consulta directamente el modelo unificado en Dataverse.
Ventajas
- Posibilidad de combinar múltiples fuentes (ERP, CRM, hojas de cálculo, etc.).
- Mejores tiempos de respuesta en consultas complejas.
- Controles de seguridad avanzados por columna, fila y roles.
- Compatibilidad optimizada con herramientas de IA de Microsoft y Power Platform.
Desventajas
- Puede haber desfase si los datos no se sincronizan en tiempo real.
- Mayor esfuerzo de mantenimiento para los flujos de integración.
- Costos adicionales si se replican grandes volúmenes de datos.
Recomendado si: se busca escalar, integrar varias fuentes y tener un entorno controlado y seguro.
¿Cuál conviene más?
| Requisito | Opción recomendada |
|---|---|
| Datos en tiempo real | Conexión directa |
| Múltiples fuentes integradas | Dataverse |
| Seguridad avanzada | Dataverse |
| Implementación rápida | Conexión directa |
| Análisis e inteligencia artificial | Dataverse |
Enfoque híbrido: lo mejor de ambos mundos
En escenarios más complejos, lo ideal suele ser combinar ambos métodos:
- Utilizar tablas virtuales para pruebas sin duplicación.
- Replicar únicamente lo esencial en Dataverse para análisis o automatización.
- Reservar la conexión directa para operaciones que exigen información actualizada al instante.
Este enfoque balancea eficiencia, gobernanza y escalabilidad.
Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.