Power Automate tiene dos versiones principales: Power Automate Desktop y Power Automate Cloud. Aunque comparten el objetivo de automatizar tareas, no son lo mismo, y entender sus diferencias es clave para elegir bien según el escenario.
A continuación te explico sus diferencias técnicas y de enfoque, con ejemplos de cuándo conviene uno, otro, o incluso usar ambos de forma híbrida.
¿Son lo mismo Power Automate Desktop y Cloud?
No. Aunque están bajo el mismo paraguas de Microsoft Power Platform, están diseñados para resolver tipos distintos de automatización:
Aspecto
Power Automate Desktop
Power Automate Cloud
Tipo de automatización
RPA (Automatización Robótica)
Automatización basada en eventos (iPaaS)
Interacción
Con aplicaciones locales (Excel, SAP)
Con servicios en la nube (SharePoint)
Sesión requerida
Sí, en el dispositivo
No necesariamente
Licenciamiento
Incluido en M365 Empresa Premium
Incluido en M365, con funciones ampliadas
Casos típicos
Automatizar tareas manuales repetidas
Flujos entre apps y servicios cloud
Accesibilidad
Solo desde el dispositivo local
Desde cualquier navegador
Diferencias técnicas (duras)
Ejecución: Desktop corre en tu PC; Cloud se ejecuta en servidores de Microsoft.
Interfaz: Desktop usa una app instalada con acciones tipo “drag and drop”; Cloud opera desde el navegador.
Automatización asistida: Solo Desktop permite controlar el mouse, teclado o leer pantallas de aplicaciones antiguas.
Integraciones: Cloud ofrece más conectores preconfigurados (Outlook, Teams, Dynamics, etc.).
Disparadores (triggers): En la nube puedes activar flujos por eventos como correos nuevos o formularios enviados; en Desktop, son manuales o programados.
Diferencias de enfoque (blandas)
Perfil de usuario: Desktop es ideal para perfiles técnicos o analistas RPA; Cloud es más accesible para usuarios de negocio.
Finalidad: Desktop se enfoca en tareas repetitivas que interactúan con aplicaciones instaladas; Cloud en flujos colaborativos entre apps.
Colaboración: Cloud facilita compartir flujos entre equipos; Desktop es más individual.
Mantenimiento: Cloud es más fácil de escalar y mantener a largo plazo; Desktop depende de infraestructura local.
¿Cuál deberías usar?
Power Automate Desktop:
Necesitas interactuar con sistemas legados, sin APIs.
Automatizas tareas repetitivas locales (como rellenar formularios en un navegador).
Trabajas con SAP, aplicaciones de escritorio o archivos en el explorador.
Power Automate Cloud:
Trabajas con apps modernas de Microsoft 365.
Necesitas flujos que funcionen automáticamente en segundo plano.
Quieres compartir automatizaciones con tu equipo.
Lo ideal: combinarlos
Ambos pueden integrarse. Desde Power Automate Cloud puedes lanzar un flujo de escritorio (Desktop) para crear procesos híbridos.
Ejemplo: Un correo en Outlook (Cloud) puede disparar un flujo que abra una app legacy en tu PC y cargue datos (Desktop).
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Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.
Al organizar tu calendario, es clave saber si lo que necesitas es una cita o una reunión. Aunque parezcan lo mismo, no lo son, y usar cada uno correctamente te ayuda a coordinar mejor, evitar malentendidos y tener control sobre tu tiempo.
En Outlook la diferencia es clara. En Google Calendar, el concepto existe pero se maneja distinto. Aquí te explico cómo funciona cada uno y cómo elegir el correcto.
¿Qué diferencia hay entre cita y reunión en Outlook?
Característica
Cita
Reunión
Participantes
Solo tú
Tú + invitados
Envía invitaciones
No
Sí
Bloquea tiempo en calendario
Sí
Sí
Aparece en calendario ajeno
No
Sí
Seguimiento (RSVP)
No aplica
Sí, pueden aceptar o rechazar
Ideal para
Tiempo personal, tareas, recordatorios
Clases, videollamadas, sesiones grupales
Ejemplos de cita: “Tiempo de lectura”, “Almuerzo”, “Dentista”. Ejemplos de reunión: “Reunión de equipo”, “Clase con alumnos”, “Llamada con cliente”.
¿Y en Google Calendar? ¿También hay diferencia?
Google Calendar no usa los términos “cita” y “reunión” de forma separada, pero el comportamiento es similar.
Tipo de evento en Google Calendar
Equivalente en Outlook
Descripción
Evento sin invitados
Cita
Solo aparece en tu calendario, no notifica a nadie
Evento con invitados
Reunión
Envía invitaciones, activa seguimiento y Meet por defecto
Diferencias clave con Outlook:
Función
Google Calendar
Outlook
Terminología separada
No (todo es “evento”)
Sí (Cita vs Reunión)
Agregar videollamada
Google Meet automático
Teams (o Zoom con complemento)
Confirmación de asistencia
Sí, si hay invitados
Sí, si hay invitados
Bloques de tiempo personal
Evento sin invitados
Cita
Vista de semana laboral
No disponible nativamente
Sí
Función de reservas
Bloques de citas (solo Workspace)
Solo con Microsoft Bookings o Viva
Bloques de citas: una diferencia adicional
Google Calendar incluye para usuarios de Workspace la función de “bloques de citas”, que permite que otras personas reserven espacios en tu calendario, como si fuera un sistema de reservas. Outlook no tiene esta función integrada, salvo que uses Microsoft Bookings.
¿Qué conviene usar en cada caso?
Usa una cita si el evento es personal, no requiere notificar a nadie y solo quieres bloquear tu tiempo.
Usa una reunión si hay más personas involucradas, necesitas enviar invitaciones y seguimiento.
Nota de transparencia
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Cuando hablamos de automatización con inteligencia artificial, especialmente para tareas como extraer datos de documentos y volcarlos en Google Sheets, surgen dos caminos muy distintos:
Usar un GPT personalizado dentro de ChatGPT.
Usar la API de OpenAI dentro de Make.com.
Ambas opciones permiten resolver el mismo problema, pero difieren en enfoque, nivel técnico, costes y casos de uso. A continuación, te muestro una comparativa completa para que elijas la mejor según tu contexto.
Caso de uso: extraer datos de una factura PDF y enviarlos a Google Sheets
Opción 1: GPT personalizado + Webhook de Make
Flujo:
El usuario sube el PDF directamente en el chat.
GPT-4o lo analiza usando visión.
El modelo extrae los datos y los envía a un webhook de Make.
Make los inserta en una hoja de cálculo.
Ventajas clave:
Rápido de implementar sin necesidad de código.
Interfaz conversacional, ideal para cursos o asistentes internos.
No requiere hosting ni mantenimiento.
Tecnologías usadas: ChatGPT Business, GPT personalizado, Make, Google Sheets.
Opción 2: Automatización con la API de OpenAI en Make
Flujo:
El PDF entra en Make (desde correo, carpeta, formulario).
Se convierte a texto.
Se envía ese texto a la API de OpenAI con un prompt definido.
Se recibe la respuesta, se estructura y se guarda en Sheets.
Ventajas clave:
Procesamiento masivo sin intervención humana.
Flujo 100% backend, escalable y personalizable.
Control total del formato y ejecución.
Tecnologías usadas: Make, módulo HTTP, API Key OpenAI, Google Sheets.
Comparativa funcional
Criterio
GPT Personalizado (ChatGPT)
API de OpenAI en Make
Interfaz de uso
Conversacional
Invisible para el usuario
Input (PDF)
Subido manualmente al chat
Procesado automáticamente
Contexto
GPT analiza el PDF directo
Hay que extraer el texto
Precisión del parsing
Alta con GPT-4o
Variable según prompt
Personalización del comportamiento
Alta (instrucciones GPT)
Alta (prompt + flujo)
Interacción humana necesaria
Sí
No
Escalabilidad / automatización
Media
Alta
Ideal para…
Formación, asistentes
SaaS, procesos masivos
Comparativa de costes
| Concepto | GPT Personalizado (Business) | API de OpenAI vía Make | |------------------------------|-------------------------------|------------------------------| | Licencia base | Plan mensual por usuario | Gratuito (Make) + uso API | | Uso de GPT | Ilimitado en plan | Pago por token | | Visión (PDF) | Incluido con GPT-4o | Se cobra por token de imagen | | Webhook en Make | Incluido | Incluido | | Llamadas API | No aplica | Se paga por cada request | | Escalabilidad de costes | Fijo por usuario | Variable por volumen |
¿Cuál conviene usar?
Usa GPT personalizado si:
Quieres flujos simples con usuarios humanos.
Das clases, talleres o creas asistentes internos.
Necesitas una solución rápida sin infraestructura adicional.
Usa API de OpenAI en Make si:
Automatizas procesos sin intervención humana.
Procesas muchos documentos o casos por hora.
Buscas control total del flujo, sin costes fijos mensuales.
Consejo práctico
Para formación o demos, es preferible usar GPT personalizado: ya está incluido en el plan de ChatGPT y reduce fricción para los usuarios.
Para proyectos escalables o integraciones robustas, la API vía Make es ideal, aunque requiere gestión de costes y tokens.
Nota de transparencia
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Una de las decisiones clave al integrar herramientas como Power Apps, Power Automate o Copilot con tu ERP o CRM es esta: ¿Conectarte directamente a los datos o replicarlos en Dataverse?
La respuesta depende de múltiples factores: coste, latencia, seguridad, mantenimiento y funcionalidad. En este artículo te explico cómo tomar la mejor decisión, sin sorpresas técnicas ni facturas inesperadas.
La inteligencia artificial ya no es una promesa a futuro, sino una herramienta concreta que está transformando la forma en que se planifican, ejecutan y controlan los proyectos. Si estás buscando incorporar IA a tu práctica profesional, estos recursos te ayudarán a entender por dónde empezar, qué herramientas explorar y cómo aplicarlas de forma realista.
