Cuando analizo un proceso empresarial, antes de pensar en herramientas me planteo cuatro preguntas: ¿qué puedo eliminar, qué puedo automatizar, qué puedo combinar y qué puedo ejecutar en paralelo?
Estas preguntas ayudan a detectar actividades innecesarias, tareas repetitivas, transferencias entre departamentos y tiempos de espera. También ofrecen un punto de partida práctico para dibujar un proceso, revisar su funcionamiento y diseñar una forma más eficaz de trabajar.
En este artículo explico cómo aplicar estas cuatro palancas de mejora relacionadas con la reingeniería de procesos de negocio, conocida como BPR por sus siglas en inglés: Business Process Reengineering.
Qué es la reingeniería de procesos de negocio
Entiendo la reingeniería de procesos de negocio como una revisión profunda de cómo se realiza el trabajo para rediseñar el proceso y mejorar sus resultados.
La BPR puede implicar cambios en las actividades, las responsabilidades, las decisiones y los sistemas utilizados. Su alcance va más allá de introducir pequeños ajustes: busca transformar la manera en que funciona un proceso. IBM también la describe como un rediseño radical orientado a mejorar el rendimiento, la eficiencia y la eficacia. IBM
Conviene precisar que eliminar, automatizar, combinar y paralelizar son cuatro palancas prácticas de análisis, no una metodología universal que agote todas las etapas de un proyecto BPR.
Puedo utilizarlas tanto en un rediseño profundo como en una iniciativa de mejora continua o en la preparación de un proyecto de automatización.
Las cuatro preguntas para mejorar un proceso
Para comenzar, resumo las cuatro palancas en esta tabla:
| Palanca | Pregunta que me planteo | Objetivo |
|---|---|---|
| Eliminar | ¿Se pueden eliminar pasos? | Suprimir actividades, controles redundantes, formularios, aprobaciones o transferencias innecesarias. |
| Automatizar | ¿Se pueden automatizar pasos? | Utilizar sistemas informáticos para ejecutar determinadas tareas. |
| Combinar | ¿Se pueden combinar pasos? | Unificar actividades y reducir transferencias y tiempos de espera. |
| Paralelizar | ¿Se pueden ejecutar pasos en paralelo? | Realizar actividades simultáneamente para reducir la duración total del proceso. |
1. Eliminar: suprimir actividades innecesarias
Mi primera pregunta es sencilla: ¿este paso sigue siendo necesario?
En las organizaciones pueden mantenerse actividades por costumbre, por decisiones antiguas o porque nadie ha revisado el proceso completo.
Busco especialmente:
- Datos que se introducen varias veces.
- Formularios que recogen la misma información.
- Aprobaciones que repiten una comprobación anterior.
- Informes que nadie utiliza.
- Transferencias que no aportan una decisión ni una actuación necesaria.
Por ejemplo, imaginemos que una solicitud se registra en un formulario y después se vuelve a copiar manualmente en una hoja de cálculo. Si ambos registros cumplen la misma función, puedo estudiar la eliminación de esa duplicidad.
Eliminar exige comprobar para qué sirve cada actividad. Un control puede ser necesario por motivos legales, de seguridad o de calidad, aunque el cliente no perciba directamente su valor.
2. Automatizar: utilizar tecnología para ejecutar tareas
Una vez revisada la necesidad de las actividades, me pregunto cuáles pueden realizarse mediante sistemas informáticos.
Automatizar consiste en definir un funcionamiento que permita ejecutar tareas con menos intervención manual. Algunos ejemplos son registrar información, enviar avisos, actualizar estados o trasladar datos entre aplicaciones.
Para valorar una tarea, reviso si:
- Se repite con frecuencia.
- Tiene reglas claras.
- Utiliza información disponible y suficientemente estructurada.
- Presenta excepciones que puedo identificar.
- Requiere una decisión humana antes de continuar.
Como ejemplo ilustrativo, una solicitud recibida mediante un formulario podría registrarse automáticamente y generar una notificación para la persona responsable.
En un proyecto con Power Automate, estas preguntas me ayudan a definir qué debe hacer el flujo, cuándo debe activarse y qué situaciones requieren intervención humana.
Mi criterio es revisar primero el proceso: automatizar una actividad innecesaria mantiene su coste y su complejidad, aunque se ejecute más rápido.
3. Combinar: unificar actividades y reducir transferencias
La tercera pregunta es: ¿puedo reunir varias actividades en una sola?
Combinar puede significar utilizar un único formulario, agrupar comprobaciones o permitir que una misma persona complete tareas relacionadas.
Cada transferencia entre personas o departamentos puede introducir esperas, pérdida de contexto y necesidad de volver a explicar la solicitud.
Por ejemplo, si una persona recoge los datos de un cliente y otra vuelve a solicitarlos para comprobar que están completos, puedo estudiar una actividad conjunta de recogida y validación inicial.
También puedo combinar formularios que piden información similar, manteniendo un registro común.
Antes de hacerlo, compruebo que la nueva distribución sea viable. Algunas responsabilidades deben permanecer separadas para garantizar supervisión y control.
4. Paralelizar: realizar actividades simultáneamente
Por último, reviso si existen actividades que se realizan una detrás de otra aunque no dependan entre sí.
Paralelizar permite avanzar simultáneamente en tareas independientes.
Imaginemos la preparación de una propuesta comercial. Si dispongo de los datos necesarios, puedo elaborar la propuesta técnica mientras otra persona calcula el presupuesto.
Si ambas tareas duran dos horas, realizarlas consecutivamente supone cuatro horas. Si comienzan a la vez y son realmente independientes, ese tramo podría completarse en dos horas. Es un ejemplo teórico: el resultado real dependerá de la coordinación y los recursos disponibles.
Antes de paralelizar, compruebo:
- Qué información necesita cada actividad.
- Si alguna depende del resultado de otra.
- Quién puede ejecutarlas.
- Cómo reuniré y validaré sus resultados.
Cómo aplicar estas preguntas al dibujar un proceso
Cuando represento un proceso, utilizo estas cuatro preguntas como una lista inicial de comprobación. Puedo trabajar con un esquema sencillo o con BPMN, una notación para modelar procesos de negocio.
Mi secuencia de trabajo es:
- Representar el proceso actual: actividades, responsables, decisiones y esperas.
- Revisar cada paso: eliminar, automatizar, combinar o paralelizar.
- Diseñar el proceso propuesto: nuevas actividades y responsabilidades.
- Comprobar dependencias y controles: asegurar que el proceso puede funcionar.
- Comparar resultados: duración, errores, retrabajo y esfuerzo manual.
Esta revisión resulta útil en consultoría, mejora continua y proyectos de automatización porque conecta las decisiones tecnológicas con una necesidad concreta del negocio.
Un ejemplo práctico de aplicación
Para visualizarlo, propongo un caso ilustrativo de gestión de solicitudes:
| Situación inicial | Palanca | Cambio propuesto |
|---|---|---|
| La información se copia en dos registros. | Eliminar | Mantener un registro suficiente para las necesidades del proceso. |
| Los avisos se envían manualmente. | Automatizar | Generar una notificación cuando cambie el estado. |
| Dos personas solicitan los mismos datos. | Combinar | Unificar la recogida y comprobación inicial. |
| Dos revisiones independientes se realizan consecutivamente. | Paralelizar | Iniciarlas simultáneamente y reunir sus resultados. |
No atribuyo un ahorro concreto a estos cambios sin medirlos. Primero establezco una referencia del funcionamiento actual y después compruebo el efecto del rediseño.
Por dónde empezar
Mi propuesta es escoger un proceso frecuente que genere retrasos, duplicidades o trabajo manual y dibujarlo completo.
Después, reviso cada actividad con estas cuatro preguntas:
¿Puedo eliminarla, automatizarla, combinarla con otra o ejecutarla en paralelo?
Si su organización quiere aplicar este enfoque, puede conocer mi trabajo en EL PROFE OTTO y plantear sus necesidades de formación sobre procesos, automatización y transformación digital.
- Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.
Enlaces internos sugeridos: Configuración de bloques en Power Automate y Compartir flujos de Power Automate.
Enlace externo de referencia: Ejemplos de reingeniería de procesos de negocio — IBM.