Cuando hablamos de automatización con inteligencia artificial, especialmente para tareas como extraer datos de documentos y volcarlos en Google Sheets, surgen dos caminos muy distintos:
- Usar un GPT personalizado dentro de ChatGPT.
- Usar la API de OpenAI dentro de Make.com.
Ambas opciones permiten resolver el mismo problema, pero difieren en enfoque, nivel técnico, costes y casos de uso. A continuación, te muestro una comparativa completa para que elijas la mejor según tu contexto.
Caso de uso: extraer datos de una factura PDF y enviarlos a Google Sheets
Opción 1: GPT personalizado + Webhook de Make
Flujo:
- El usuario sube el PDF directamente en el chat.
- GPT-4o lo analiza usando visión.
- El modelo extrae los datos y los envía a un webhook de Make.
- Make los inserta en una hoja de cálculo.
Ventajas clave:
- Rápido de implementar sin necesidad de código.
- Interfaz conversacional, ideal para cursos o asistentes internos.
- No requiere hosting ni mantenimiento.
Tecnologías usadas: ChatGPT Business, GPT personalizado, Make, Google Sheets.
Opción 2: Automatización con la API de OpenAI en Make
Flujo:
- El PDF entra en Make (desde correo, carpeta, formulario).
- Se convierte a texto.
- Se envía ese texto a la API de OpenAI con un prompt definido.
- Se recibe la respuesta, se estructura y se guarda en Sheets.
Ventajas clave:
- Procesamiento masivo sin intervención humana.
- Flujo 100% backend, escalable y personalizable.
- Control total del formato y ejecución.
Tecnologías usadas: Make, módulo HTTP, API Key OpenAI, Google Sheets.
Comparativa funcional
| Criterio | GPT Personalizado (ChatGPT) | API de OpenAI en Make |
|---|---|---|
| Interfaz de uso | Conversacional | Invisible para el usuario |
| Input (PDF) | Subido manualmente al chat | Procesado automáticamente |
| Contexto | GPT analiza el PDF directo | Hay que extraer el texto |
| Precisión del parsing | Alta con GPT-4o | Variable según prompt |
| Personalización del comportamiento | Alta (instrucciones GPT) | Alta (prompt + flujo) |
| Interacción humana necesaria | Sí | No |
| Escalabilidad / automatización | Media | Alta |
| Ideal para… | Formación, asistentes | SaaS, procesos masivos |
Comparativa de costes
| Concepto | GPT Personalizado (Business) | API de OpenAI vía Make |
|------------------------------|-------------------------------|------------------------------|
| Licencia base | Plan mensual por usuario | Gratuito (Make) + uso API |
| Uso de GPT | Ilimitado en plan | Pago por token |
| Visión (PDF) | Incluido con GPT-4o | Se cobra por token de imagen |
| Webhook en Make | Incluido | Incluido |
| Llamadas API | No aplica | Se paga por cada request |
| Escalabilidad de costes | Fijo por usuario | Variable por volumen |
¿Cuál conviene usar?
Usa GPT personalizado si:
- Quieres flujos simples con usuarios humanos.
- Das clases, talleres o creas asistentes internos.
- Necesitas una solución rápida sin infraestructura adicional.
Usa API de OpenAI en Make si:
- Automatizas procesos sin intervención humana.
- Procesas muchos documentos o casos por hora.
- Buscas control total del flujo, sin costes fijos mensuales.
Consejo práctico
Para formación o demos, es preferible usar GPT personalizado: ya está incluido en el plan de ChatGPT y reduce fricción para los usuarios.
Para proyectos escalables o integraciones robustas, la API vía Make es ideal, aunque requiere gestión de costes y tokens.
Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.