Copilot en Microsoft Teams ha revolucionado la forma en que tomamos notas, registramos acuerdos y automatizamos tareas durante reuniones. Sin embargo, hay un detalle crítico que muchos usuarios pasan por alto y que puede comprometer todo el trabajo de la IA: la transcripción activa.
La transcripción es esencial para que Copilot funcione
Para que Copilot pueda analizar conversaciones, generar resúmenes, identificar compromisos y registrar decisiones durante una reunión en Teams, necesita acceso en tiempo real al audio que se está generando. Ese acceso se realiza a través de la función de transcripción.
Si detienes la transcripción, Copilot pierde su fuente principal de información.
Esto implica que:
- No podrá continuar con el análisis de lo que se dice.
- Se interrumpirá la generación automática de resumen.
- No se identificarán tareas ni acuerdos posteriores.
- El seguimiento posterior a la reunión se verá comprometido.
¿Por qué suele pasar esto?
En muchas organizaciones o equipos de trabajo, alguien detiene la transcripción por error o por preocupación sobre la privacidad, sin saber que con ello está «rompiendo» el flujo de trabajo de Copilot.
Este tipo de situaciones son especialmente comunes cuando hay múltiples moderadores o coanfitriones sin instrucciones claras sobre cómo gestionar la grabación o transcripción.
¿Qué se recomienda hacer?
1. Establecer normas internas
Informa a los participantes de que la transcripción debe mantenerse activa durante toda la reunión, especialmente si se está utilizando Copilot.
2. Asignar roles de anfitrión bien definidos
La persona que convoca o modera la reunión debe estar al tanto de esta necesidad y evitar detener manualmente la transcripción.
3. Avisar cuando Copilot esté en uso
Es útil incluir un mensaje al inicio de la reunión para indicar que se está utilizando Copilot y que se requiere mantener la transcripción activa para garantizar su funcionamiento.
Conclusión
Copilot no puede funcionar si la transcripción está desactivada. Un gesto tan simple como detenerla puede afectar todo el análisis y automatización de tareas posteriores. Tener claro este punto y compartirlo con los equipos de trabajo es clave para aprovechar realmente el potencial de la herramienta en entornos colaborativos como Microsoft Teams.
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