La implementación de herramientas como Microsoft Copilot en Teams ha transformado la forma de trabajar en reuniones. Sin embargo, también ha generado inquietudes legítimas sobre la privacidad y el tratamiento de datos personales. Aquí desglosamos lo que necesitas saber desde el marco legal del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras normativas aplicables en España.
¿Es legal que te graben en una reunión con Copilot?
Sí, pero deben cumplirse ciertas condiciones:
- Debe existir una base legal para tratar tus datos personales, como:
- Tu consentimiento explícito,
- La ejecución de un contrato,
- O el interés legítimo del organizador, como dejar constancia o documentar acuerdos.
Además, si la grabación incluye tu voz, imagen o aportaciones, el RGPD exige transparencia e información previa al tratamiento de estos datos.
¿Puedo asistir a la reunión sin aceptar ser grabado?
Este es uno de los puntos más debatidos:
- Si no has sido informado ni has dado tu consentimiento, la organización no puede asumir que aceptas solo por conectarte.
- Aunque Microsoft Teams muestra un aviso al iniciar la grabación o la transcripción, este aviso puede no ser suficiente legalmente si no existe una forma real de negarse sin consecuencias negativas.
¿Qué puedes hacer si no deseas que te graben?
Tienes varias opciones legítimas:
- Avisar antes de la reunión: Indica que no consientes ser grabado ni que se active Copilot durante tu participación.
- Participar sin cámara ni micrófono: Utiliza el chat como medio de intervención para reducir el tratamiento de datos personales.
- Solicitar otro medio de participación: Puedes pedir una alternativa como recibir el acta de la reunión o enviar tus aportaciones por escrito.
¿Tienen derecho a grabarte solo por entrar a una reunión?
No. Según el RGPD, el consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Por tanto, conectarte a una reunión no puede interpretarse automáticamente como aceptación de la grabación o uso de IA como Copilot.
¿Y si no te ofrecen alternativa y debes ausentarte?
Aunque es legal salirte de la reunión, esto puede considerarse desproporcionado si se trata de un evento importante o laboral. En esos casos, podrías argumentar una vulneración de tu derecho a la protección de datos si no se te ofrece una vía alternativa razonable de participación.
Modelo de mensaje recomendado
Puedes usar este texto para solicitar respeto a tus derechos:
Hola, quería confirmar si esta reunión será grabada o si se activará Copilot. En caso afirmativo, informo que no doy mi consentimiento para ser grabada ni para que mis aportaciones sean transcritas o analizadas automáticamente, por razones de protección de datos personales. Agradecería que se valore una alternativa que me permita participar sin que se vulneren mis derechos.
Este tipo de precauciones no solo protege tus datos, sino que promueve un uso más consciente y ético de la inteligencia artificial en entornos colaborativos.
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