Microsoft Copilot es una herramienta poderosa que mejora la productividad dentro de las aplicaciones de Microsoft 365. Sin embargo, para garantizar su uso adecuado dentro de una organización, es necesario establecer controles que eviten desviaciones de los lineamientos empresariales, información incorrecta y la falta de referencias confiables.
Este artículo aborda las estrategias necesarias a nivel empresarial y usuario final para asegurar que Copilot funcione de manera alineada con los objetivos y políticas de la empresa.
Control de Microsoft Copilot a Nivel Empresarial
1. Establecer un Modelo de Gobernanza Sólido
Implementar un marco de gobernanza robusto es esencial para el uso responsable de herramientas de IA generativa como Copilot. Sin medidas de protección adecuadas, los usuarios pueden hacer un mal uso de la tecnología o exponer datos confidenciales, lo que podría causar daños operativos, financieros o de reputación.
Por lo tanto, es crucial establecer políticas claras que definan el uso adecuado de Copilot y los límites de su aplicación dentro de la organización.
Fuente: Microsoft Tech Community – https://techcommunity.microsoft.com
2. Configurar Permisos y Accesos Apropiados
Es fundamental asegurarse de que Copilot solo acceda a la información que los usuarios están autorizados a ver. Para ello, se deben configurar modelos de permisos en los servicios de Microsoft 365, como SharePoint y OneDrive, garantizando que los usuarios o grupos adecuados tengan el acceso correcto al contenido relevante dentro de la organización.
Fuente: Microsoft Learn – https://learn.microsoft.com/microsoft-365
3. Formación y Concienciación de los Usuarios
Capacitar a los usuarios y administradores sobre el uso seguro y conforme de Copilot es clave para su adopción efectiva. La formación debe incluir:
- Uso adecuado de Copilot según las políticas de la empresa.
- Salvaguarda de datos confidenciales y cumplimiento de normativas internas.
- Interacción efectiva con herramientas de IA para optimizar la generación de contenido.
Fuente: Microsoft Security Center – https://www.microsoft.com/security
4. Revisión y Validación del Contenido Generado
Si bien Copilot cita fuentes cuando corresponde, es esencial que los usuarios revisen y editen las respuestas antes de su uso final. Se recomienda verificar manualmente la precisión de los hechos, datos y textos antes de utilizarlos en documentos oficiales o comunicaciones internas.
Fuente: Microsoft Q&A – https://learn.microsoft.com/answers/
5. Implementar Controles de Seguridad y Privacidad
Microsoft Copilot incluye protecciones de datos empresariales, como la Protección de Datos Empresariales (EDP), para evitar el acceso no autorizado a información confidencial. Es fundamental que los administradores de TI configuren estas opciones y revisen regularmente los registros de actividad para prevenir filtraciones de datos.
Fuente: Microsoft Security Center – https://www.microsoft.com/security
6. Monitoreo y Retroalimentación Continua
Las empresas deben establecer mecanismos de monitoreo para evaluar el uso de Copilot y recopilar retroalimentación de los usuarios. Esto permite identificar áreas de mejora y ajustar las directrices según sea necesario para un uso más eficiente y seguro de la herramienta.
Fuente: Blog de Microsoft 365 Copilot – https://techcommunity.microsoft.com/microsoft365copilotblog
Control de Microsoft Copilot a Nivel Usuario Final
1. Hacer Preguntas Claras y Específicas
Copilot responde mejor cuando se le dan instrucciones detalladas. Para obtener resultados alineados con las necesidades de la empresa:
- Especificar el tipo de respuesta esperada.
Ejemplo: «Genera un resumen en 5 puntos clave sobre este documento.»
- Solicitar referencias cuando sea necesario.
Ejemplo: «Dame información sobre inteligencia artificial en Microsoft con fuentes oficiales.»
- Definir el tono y formato del contenido.
Ejemplo: «Escribe este informe en un tono formal y con lenguaje corporativo.»
Fuente: Microsoft Learn – https://learn.microsoft.com/microsoft-365
2. Verificar y Editar la Información Generada
Copilot no es infalible y puede generar errores. Antes de utilizar la información, es fundamental:
- Revisar los datos proporcionados y compararlos con fuentes oficiales.
- Corregir posibles errores o incoherencias en la redacción.
- Reformular preguntas si las respuestas no son precisas o no contienen fuentes confiables.
Fuente: Microsoft Q&A – https://learn.microsoft.com/answers/
3. Usar Copilot Dentro de una Plantilla Predefinida
Para garantizar que Copilot respete los lineamientos corporativos:
- Abrir un documento con el formato y estilos definidos por la empresa antes de usar Copilot.
- Establecer encabezados, fuentes y márgenes adecuados en la plantilla.
- Indicar a Copilot que mantenga la estructura y formato del documento.
Ejemplo: «Genera un informe con este formato, respetando los encabezados y el estilo de la empresa.»
Fuente: Microsoft 365 Templates – https://support.microsoft.com/
4. Evitar Compartir Información Confidencial
Aunque Microsoft 365 protege los datos, los usuarios deben ser cuidadosos al interactuar con Copilot. Se recomienda evitar:
- Incluir información de clientes o datos internos críticos en las solicitudes.
- Generar documentos legales o financieros sin revisión humana.
- Compartir documentos sin verificar su contenido previamente.
Fuente: Microsoft Security Center – https://www.microsoft.com/security
5. Evaluar las Respuestas con Pensamiento Crítico
Copilot puede generar respuestas que parecen correctas pero no lo son. Para reducir este riesgo:
- Reformular la pregunta si la respuesta no es clara o parece incorrecta.
- Comparar la información con fuentes oficiales o consultar a un experto si es un tema crítico.
- No asumir que las respuestas de Copilot son definitivas sin antes validarlas.
Fuente: Blog de Microsoft Copilot – https://techcommunity.microsoft.com/microsoft365copilotblog
6. Reportar Problemas y Dar Retroalimentación
Si un usuario detecta errores en las respuestas de Copilot, debe:
- Usar la opción «Mejorar respuesta» para dar retroalimentación a Microsoft.
- Informar a su equipo de TI si hay respuestas incorrectas recurrentes.
- Revisar la configuración de permisos y fuentes permitidas dentro de la empresa.
Fuente: Microsoft Support – https://support.microsoft.com/
Conclusión
El uso de Microsoft Copilot debe estar alineado con las políticas y objetivos de la empresa. A nivel empresarial, se deben establecer controles de seguridad, permisos adecuados y formación para los usuarios. A nivel usuario final, es clave la validación de información, el uso de plantillas corporativas y la verificación de datos antes de compartirlos.
Si se siguen estas estrategias, Copilot puede ser una herramienta confiable y eficiente dentro del entorno de Microsoft 365.
Fuentes Consultadas:
- Microsoft Learn – https://learn.microsoft.com/microsoft-365
- Microsoft Security Center – https://www.microsoft.com/security
- Microsoft Tech Community – https://techcommunity.microsoft.com
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