Importar archivos a Google Sheets: guía completa (paso a paso)

En este artículo te muestro, en primera persona, cómo importar archivos a Google Sheets desde tu ordenador o desde Google Drive, y cómo conectar datos entre hojas con fórmulas para mantenerlos actualizados automáticamente. Además, explico un problema muy común: por qué aparecen deshabilitadas las últimas opciones del cuadro “Importar” y cómo activarlas sin perder tiempo.

¿Por qué Google Sheets deshabilita opciones al importar?

Si alguna vez abriste Archivo → Importar y notaste que las últimas tres opciones están en gris (no disponibles), no te preocupes: no es un error de tu hoja ni un problema de permisos.

Las opciones deshabilitadas aparecen porque Google Sheets solo las habilita cuando estás importando archivos en formato CSV (.csv). Es decir, los modos “Reemplazar la hoja actual”, “Anexar a la hoja actual” y “Reemplazar los datos a partir de la celda seleccionada” solo funcionan con archivos de texto plano separados por comas (CSV).

Cuando intentas importar otros formatos como .xlsx (Excel) o .ods (LibreOffice), Google Sheets solo permite opciones más generales:

• Crear una hoja de cálculo nueva
• Insertar nuevas hojas
• Reemplazar toda la hoja

Solución práctica:

1. Si el archivo original es de Excel u otro formato, primero guárdalo como CSV.
2. Luego, en Google Sheets, entra a Archivo → Importar → Subir y selecciona ese archivo CSV.
3. Verás que ahora las opciones de reemplazar o anexar datos están activas.

Tip adicional: Los CSV son ideales para importar porque conservan el formato de datos limpio y evitan errores de compatibilidad con fórmulas o celdas combinadas.

Importar datos desde hojas ya subidas a Google Drive

Cuando el archivo ya está en tu Drive, existen varios métodos para trabajar los datos según tu necesidad.

1) IMPORTRANGE() — importación conectada y automática

Si quieres que los datos se actualicen automáticamente cuando cambian en el archivo de origen, la mejor opción es usar la función IMPORTRANGE.

Sintaxis:
=IMPORTRANGE(«URL_o_ID_del_documento»; «NombreHoja!Rango»)

Ejemplo práctico:
=IMPORTRANGE(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDeFgHiJKLmn1234567890xyz/edit«; «DatosClientes!A1:F100»)

Claves para que funcione:

• La primera vez, Google te pedirá Permitir acceso entre archivos.
• Puedes usar solo el ID del documento, sin necesidad de pegar la URL completa.
• Si cambias el nombre de la hoja o el rango, actualiza la fórmula.

Cuándo usarlo: ideal para dashboards o reportes en vivo que necesitan datos actualizados sin copiar ni pegar.

2) Copiar y pegar (rápido y sin fórmulas)

Cuando no necesitas conexión automática, puedes simplemente copiar los datos desde otra hoja o archivo.

1. Abre el archivo de Drive.
2. Selecciona y copia el rango que quieras.
3. Pega en tu hoja de trabajo, como valores o con formato, según lo necesites.

También puedes ir a Archivo → Importar → Drive, seleccionar el archivo y elegir Insertar como nueva hoja o Reemplazar hoja. Es una forma sencilla para reportes estáticos o consolidaciones puntuales.

3) QUERY() + IMPORTRANGE() — filtra datos al importar

Si quieres traer solo una parte de los datos, puedes combinar QUERY con IMPORTRANGE.

Ejemplo:
=QUERY(IMPORTRANGE(«URL_o_ID»; «Ventas!A1:F100»); «SELECT Col1, Col2 WHERE Col5 > 1000»; 1)

Esta combinación te permite filtrar columnas o filas desde el origen, sin sobrecargar la hoja de destino.

4) Asistente de importación (menú) — método manual y controlado

Desde Archivo → Importar, el asistente te permite subir un archivo desde tu computadora o Drive y decidir:

• Insertar como nueva hoja
• Reemplazar hoja
• Añadir datos a una hoja existente (solo si el archivo es CSV)

Este método es útil cuando deseas combinar datos de distintos archivos o preparar una versión final sin fórmulas.

¿Qué método elegir?

• Quiero datos vivos y conectados: usa IMPORTRANGE()
• Necesito una copia fija: copiar y pegar o importar desde menú
• Solo necesito parte de la información: usa QUERY(IMPORTRANGE())
• Tengo archivos CSV que quiero consolidar: usa el asistente con opciones “anexar” o “reemplazar”

Errores típicos y cómo resolverlos

1) Las opciones de importación están deshabilitadas.

• Verifica que el archivo sea .csv.
• Si no, guárdalo en ese formato e inténtalo nuevamente.

2) “Permitir acceso” no aparece o la fórmula da error.

• Comprueba que pegaste correctamente la URL o el ID.
• Abre el archivo original y verifica permisos de acceso.

3) IMPORTRANGE devuelve #REF!.

• Haz clic en la celda para conceder acceso.
• Revisa que el rango y el nombre de la hoja sean correctos.

4) El formato se pierde al importar.

• Al trabajar con CSV, solo se importan datos, no estilos.
• Si necesitas formato, aplícalo manualmente en la hoja de destino.

Ejemplos prácticos

Importar un rango completo:
=IMPORTRANGE(«ID_o_URL»; «Clientes!A1:D500»)

Importar y filtrar por condición:
=QUERY(IMPORTRANGE(«ID_o_URL»; «Ventas!A1:F»); «select Col1, Col3, Col6 where Col6 > 1000»; 1)

Importar columnas específicas:
=QUERY(IMPORTRANGE(«ID_o_URL»; «Base!A:Z»); «select Col1, Col5, Col9»; 1)

Flujo recomendado

1. Guarda siempre los archivos fuente como CSV si planeas usar el asistente de importación.
2. Usa IMPORTRANGE() para conexiones automáticas entre hojas.
3. Combina con QUERY() para crear vistas filtradas.
4. Para consolidar varias fuentes, usa Archivo → Importar → Subir y selecciona “Anexar” o “Reemplazar”.
5. Documenta tus conexiones: qué datos vienen de dónde y qué fórmula los conecta.

Siguientes pasos

Si quieres automatizar tus importaciones o conectar hojas entre distintos proyectos, puedo ayudarte a configurar las fórmulas IMPORTRANGE() y QUERY() paso a paso, optimizadas para rendimiento y seguridad.

Nota de transparencia:
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.