1. Preparación
Si vas a participar en mi formación de Microsoft Copilot para usuarios de negocio, quiero que llegues preparado para aprovechar el tiempo desde el primer minuto.
Es un curso altamente práctico. Vamos a trabajar directamente con Microsoft 365, Copilot, Word, Excel, Outlook, OneDrive y otras herramientas. Abriremos muchas pestañas, probaremos funcionalidades y, sobre todo, vamos a practicar.
Por eso, te recomiendo completar estas comprobaciones antes del día de la formación.
No necesitas ser experto ni resolver tú solo cualquier problema que aparezca. Si algo no funciona, pide ayuda a un compañero o al departamento de informática de tu empresa. Lo importante es detectar estas situaciones antes de empezar el curso.
Te sugiero el navegado Microsoft Edge, ya que tienes a copilot como ayuda para la navegación
2. Prepara un perfil del navegador para tu cuenta de Microsoft 365
Este es uno de los problemas que encuentro con mayor frecuencia durante las formaciones.
Tenemos varias cuentas abiertas en el mismo navegador: una cuenta personal de Microsoft, otra de la empresa, una cuenta de otro cliente, diferentes cuentas de Google, etc.
Cuando empezamos a entrar y salir de servicios de Microsoft 365, esto puede generar conflictos con las credenciales y con la cuenta que realmente está utilizando Copilot.
Mi recomendación es sencilla:
- Crea un perfil específico en tu navegador para trabajar con Microsoft 365.
- Inicia sesión en ese perfil con tu cuenta corporativa.
- Evita tener diferentes usuarios de Microsoft mezclados dentro del mismo perfil.
- Comprueba que, cuando abres Microsoft 365, aparece tu usuario de empresa.
Tutoriales para enseñarte cómo hacerlo paso a paso
Chrome
Edge
Carpetas en favoritos para anclar el acceso
3. Comprueba que puedes entrar en Microsoft 365
Antes de la formación, entra en:
https://m365.cloud.microsoft (URL universal para entrar en tú MS 365)
Hazlo utilizando la cuenta corporativa con la que vas a participar en el curso.
Comprueba que puedes iniciar sesión correctamente y que tienes acceso a las aplicaciones que utilizas habitualmente.
Este pequeño paso nos permite detectar con tiempo problemas como:
- No recordar la contraseña.
- Tener la contraseña caducada.
- Problemas con la autenticación multifactor.
- Tener seleccionado otro usuario.
- No disponer de acceso a determinadas aplicaciones.
- Necesitar autorización del departamento de informática.
No queremos descubrir un problema con las credenciales cuando llevamos veinte minutos de formación.
3.1. Para el curso trabajaremos principalmente desde el navegador
Aunque Microsoft dispone de aplicaciones para acceder a Copilot, para esta formación te recomiendo trabajar principalmente desde el navegador.
Hay una razón muy práctica: durante el curso vamos a movernos constantemente entre diferentes servicios de Microsoft 365 y tendremos bastantes pestañas abiertas.
Podemos pasar de Copilot a Word, después a Excel, OneDrive, Outlook o cualquier otro recurso necesario para una práctica.
El navegador nos proporciona un entorno mucho más cómodo para trabajar de esta manera.
Por eso, prepara tu navegador y no dependas exclusivamente de la aplicación de Microsoft Copilot para seguir la formación.
4. Accesos a sharepoint y Onedrive
Antes del curso, verifica que puedes:
- Acceder a tu OneDrive corporativo.
- Crear una carpeta y guardar un archivo en OneDrive.
- Acceder a OneDrive desde el navegador o desde la carpeta sincronizada de tu ordenador.
- Entrar en algún sitio de SharePoint de tu organización.
- Acceder a una biblioteca de documentos de SharePoint.
- Abrir y guardar archivos dentro de esa biblioteca.
- Disponer, si es posible, de un SharePoint de práctica en el que podamos experimentar durante la formación.
Si alguno de estos accesos no está disponible, intenta gestionarlo antes del día del curso con el responsable de Microsoft 365 de tu organización.
La idea es muy sencilla: durante la formación queremos dedicar nuestro tiempo a aprender y practicar con Copilot, no a descubrir que nos faltan permisos de acceso a OneDrive o SharePoint.
5. Utiliza tu cuenta corporativa durante las prácticas
El curso está orientado a Microsoft Copilot aplicado a entornos empresariales.
Microsoft dispone actualmente de diferentes modalidades de Copilot y el acceso a determinadas funcionalidades depende de la suscripción, la licencia y de las políticas configuradas por cada organización.
Por eso, durante el curso nos interesa trabajar con la identidad corporativa que utilizas habitualmente en Microsoft 365.
Microsoft diferencia actualmente entre distintos niveles de acceso a Copilot y las capacidades disponibles en Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones pueden variar en función de la licencia asignada y de la configuración de la organización.
Mi recomendación es que compruebes siempre qué usuario aparece conectado antes de comenzar una práctica.
6. Descarga la carpeta de prácticas antes de empezar
He preparado una carpeta con los archivos que utilizaremos durante las prácticas.
Puedes descargarla desde aquí:
https://ottoduarte-my.sharepoint.com/:f:/p/otto/IgA17BspIrbPQL8U-mltq2gPAZSONuZRM-RtXhpDyuvdlGA
Mi recomendación es que no esperes al día del curso para descargarla.
Descárgala previamente y guarda los archivos dentro de una carpeta de tu ordenador que esté sincronizada con tu OneDrive corporativo.
La idea es muy sencilla: cuando comience una práctica, debemos poder abrir el archivo correspondiente inmediatamente, sin empezar a buscar descargas, permisos o documentos perdidos.
Comprueba también que los archivos se han descargado correctamente y que puedes abrirlos.
7. Comprueba si tienes Microsoft 365 Copilot habilitado
Si tu empresa ha contratado Microsoft 365 Copilot o dispones de las funcionalidades correspondientes, quiero que compruebes que están operativas antes de venir al curso.
Puedes hacer una prueba muy sencilla.
Abre, por ejemplo, Microsoft Word o Microsoft Excel con tu cuenta corporativa y comprueba si tienes disponible Copilot.
Ábrelo y realiza una petición sencilla.
No hace falta hacer nada complicado. Lo único que queremos comprobar es que Copilot aparece y responde.
Microsoft indica actualmente dentro de Microsoft 365 el tipo de acceso a Copilot asociado al usuario, y las funcionalidades disponibles pueden depender tanto de la licencia como de la configuración realizada por la organización.
Si sabes que deberías tener Copilot pero no aparece, es un buen momento para consultarlo con el responsable de Microsoft 365 o con el departamento de informática.
8. Copilot Cowork: una funcionalidad opcional que podemos probar
Durante la formación también podemos hablar de Microsoft Copilot Cowork, una de las funcionalidades más interesantes incorporadas al ecosistema de Copilot.
No necesitas disponer de Cowork para participar en el curso.
Si tu empresa quiere probarlo, conviene consultar previamente con la persona responsable de Microsoft 365 porque su uso y facturación se administra a nivel de organización.
Microsoft ofrece actualmente Copilot Cowork mediante Copilot Credits y contempla tanto modalidades de créditos prepagados como pago por uso. En su modalidad PayGo, Microsoft publica actualmente un precio de 0,01 dólares estadounidenses por Copilot Credit, aunque el consumo final depende de las tareas realizadas.
Si alguien del grupo lo tiene habilitado, podremos utilizarlo en alguna demostración. Y si no lo tenéis disponible, no pasa nada: también podré enseñaros cómo funciona.
He preparado un artículo específico sobre esta herramienta: https://ottoduarte.com/inteligencia-artificial/copilot-cowork-vs-claude-cowor/
9. Outlook clásico, nuevo Outlook y Outlook en la web
Aquí tenemos otra cuestión importante.
Copilot no ofrece exactamente la misma experiencia en todas las versiones de Outlook.
Outlook clásico para Windows sigue siendo una aplicación extraordinariamente potente y utilizada por muchísimas empresas, pero algunas experiencias modernas de Copilot están disponibles en el nuevo Outlook y en Outlook en la web y no están disponibles de la misma forma en Outlook clásico.
Microsoft, por ejemplo, señala expresamente algunas funcionalidades de Copilot que no están disponibles en la versión clásica de Outlook para Windows.
Esto no significa que tengas que abandonar Outlook clásico.
No quiero que nadie cambie una herramienta fundamental de trabajo simplemente para realizar el curso.
Si utilizas Outlook clásico habitualmente, puedes seguir utilizándolo. Para las prácticas en las que necesitemos funcionalidades específicas de Copilot podemos trabajar con Outlook en la web.
Incluso puedes tener diferentes versiones disponibles y utilizar cada una cuando la necesites.
He preparado un artículo específico explicando estas diferencias: https://ottoduarte.com/recursos/diferencias-entre-outlook-clasico-y-nuevo-outlook-con-copilot/
Te recomiendo revisarlo antes de la formación si utilizas Outlook de forma intensiva.
10. Trae casos reales de tu trabajo
Esta es probablemente una de las recomendaciones que más valor puede aportar a la formación.
Piensa en situaciones reales de tu día a día que te gustaría mejorar con inteligencia artificial.
No importa si inicialmente tienes la impresión de que la IA no puede ayudarte.
Trae el problema igualmente.
Puede ser, por ejemplo:
- Un documento que tienes que preparar repetidamente.
- Un informe que consume demasiado tiempo.
- Un Excel complicado.
- Una tarea de análisis.
- Una cadena interminable de correos electrónicos.
- La preparación de reuniones.
- La búsqueda de información.
- Una tarea administrativa.
- Un proceso que repites todas las semanas.
- Cualquier actividad en la que tengas la sensación de estar perdiendo demasiado tiempo.
Quizá Copilot no pueda resolver el proceso completo. Pero si conseguimos mejorar o automatizar una parte, ya tenemos un resultado interesante.
Los casos reales enriquecen muchísimo el curso.
11. Necesitas tu propio ordenador
Este curso no está pensado para sentarse simplemente a escuchar.
Vamos a estar echando tecla prácticamente todo el tiempo.
Por eso necesitas disponer de tu ordenador durante la formación.
Si la formación es presencial, recuerda llevar:
- Tu ordenador portátil.
- El cargador.
- Tus credenciales corporativas.
- Los archivos de prácticas previamente descargados.
Si la formación es online, también necesitarás trabajar desde un ordenador que te permita seguir la sesión y realizar las prácticas.
En las formaciones sujetas a sistemas específicos de seguimiento de asistencia, como las gestionadas mediante FUNDAE, sigue además las indicaciones de acceso y control de presencia que te haya proporcionado la organización.
12. Participa y pregunta todo lo que necesites
Este es un espacio para aprender.
Pregunta. Experimenta. Equivócate. Vuelve a probar.
Si tienes una duda, probablemente otras personas del grupo tengan exactamente la misma.
En una formación presencial te recomiendo evitar, en la medida de lo posible, llamadas, mensajes y otras interrupciones.
Si estamos trabajando online, la concentración es todavía más importante.
Cuando corresponda, mantén la cámara conectada, participa y evita intentar hacer simultáneamente el curso, responder correos, atender mensajes y continuar con tu trabajo habitual.
La famosa multitarea no suele jugar a nuestro favor cuando estamos intentando aprender algo nuevo.
13. La inteligencia artificial necesita que también le dediquemos tiempo
Quizá has llegado a esta formación entusiasmado con la inteligencia artificial.
O quizá has llegado pensando:
“Otra herramienta más que tengo que aprender”.
Las dos situaciones son perfectamente comprensibles.
Estamos viviendo un cambio importante en la forma de trabajar y cualquier cambio requiere aprendizaje y adaptación.
Microsoft Copilot puede ayudarnos a optimizar tiempo, analizar información, crear contenidos, trabajar con documentos y transformar muchos procesos cotidianos.
Pero existe una pequeña paradoja.
Para que la inteligencia artificial nos ahorre tiempo mañana, primero tenemos que dedicarle tiempo hoy para aprender a utilizarla.
Eso es exactamente lo que vamos a hacer durante esta formación.
14. Checklist: comprueba esto antes del curso
Antes de comenzar, revisa rápidamente esta lista:
☐ Tengo un perfil del navegador preparado para mi cuenta corporativa.
☐ Puedo entrar correctamente en m365.cloud.microsoft.
☐ Conozco mi usuario y contraseña.
☐ Mi autenticación multifactor funciona correctamente.
☐ Sé con qué cuenta corporativa voy a trabajar.
☐ He verificado mi acceso a Onedrive y Sharepoint.
☐ He descargado la carpeta de prácticas.
☐ He guardado los archivos en una ubicación sincronizada con OneDrive.
☐ Puedo abrir los archivos de prácticas.
☐ He comprobado si tengo Copilot disponible en Word o Excel.
☐ Sé cómo acceder a Outlook en la web si lo necesitamos.
☐ Tengo preparado mi ordenador y cargador.
☐ He pensado en uno o varios casos reales de mi trabajo que podríamos analizar.
Si puedes marcar todos estos puntos, ya estás preparado para comenzar.
15. Nos vemos en la formación
Mi objetivo es que aprovechemos cada minuto de la formación para trabajar con inteligencia artificial y no para resolver contraseñas, instalaciones o problemas de acceso.
No necesitas llegar sabiendo utilizar Copilot.
Precisamente vienes al curso para aprender.
Pero sí quiero que llegues con tus herramientas preparadas para que podamos empezar a experimentar desde el primer momento.
Trae tu ordenador, tus preguntas y, sobre todo, situaciones reales que quieras mejorar.
Nos vemos en clase.
Nota de transparencia
Este contenido ha sido generado o asistido por herramientas de Inteligencia Artificial, bajo la supervisión de EL PROFE OTTO.