Introducción
Los filtros en Google Sheets son una herramienta fundamental para la gestión y análisis de datos. Permiten mostrar solo la información relevante en función de ciertos criterios y pueden utilizarse en diferentes áreas como validación de datos, formatos condicionales y organización de información.
Este artículo explica cómo utilizar filtros con fórmulas normales y expresiones regulares, además de sus aplicaciones en distintos contextos dentro de Google Sheets.
1. ¿Qué son los filtros en Google Sheets y dónde se usan?
Los filtros permiten seleccionar datos específicos de una tabla sin eliminar información. Se aplican a columnas y pueden usarse con diferentes criterios, como números mayores o menores, texto específico o valores duplicados.
Los filtros en Google Sheets se pueden utilizar en varias funciones y herramientas:
a) Filtros en Tablas de Datos
- Se aplican para mostrar solo ciertos valores en una tabla.
- Permiten ordenar información por criterios específicos.
- Se combinan con fórmulas para realizar análisis dinámicos.
b) Validación de Datos con Filtros
- Se usan para restringir la entrada de datos a ciertos valores.
- Evitan errores al ingresar información.
- Se combinan con listas desplegables y expresiones regulares.
c) Formatos Condicionales Basados en Filtros
- Permiten resaltar valores según condiciones predefinidas.
- Aplican reglas para colorear celdas con errores o valores inusuales.
- Se usan en combinación con fórmulas para destacar información clave.
1. ¿Por Qué las Fórmulas en Filtros Comienzan con =?
Cuando aplicas un filtro por condición en Google Sheets, puedes escribir una fórmula personalizada que determine qué filas se mostrarán y cuáles se ocultarán.
La razón por la que todas las fórmulas en filtros deben comenzar con un signo igual (=) es porque Google Sheets necesita evaluar una expresión lógica que devuelva VERDADERO o FALSO.
- Si el resultado es VERDADERO, la fila se muestra.
- Si el resultado es FALSO, la fila se oculta.
Ejemplo simple: Si queremos filtrar solo los valores mayores a 100, podemos usar la siguiente fórmula:
=A2>100Explicación:
- Se evalúa cada celda en la columna A y solo se mostrarán los valores mayores a 100.
2. Creación de Filtros con Fórmulas en Google Sheets
Paso 1: Activar un Filtro en Google Sheets
- Seleccionar la tabla de datos.
- Ir a «Datos» > «Crear un filtro».
- Se activarán iconos de filtro en cada columna.
Paso 2: Aplicar una Fórmula Personalizada en un Filtro
- Hacer clic en el icono de filtro en la columna que deseas filtrar.
- Seleccionar «Filtrar por condición» > «La fórmula personalizada es».
- Escribir la fórmula correspondiente.
Ejemplo: Filtrar Valores Mayores a un Número Específico
Si en la columna B tenemos valores numéricos y queremos mostrar solo los que sean mayores a 500, usamos:
=B2>500Esto mantendrá visibles solo las filas donde el valor en B sea mayor a 500.
Ejemplo: Mostrar Solo el Valor Máximo de una Columna
Esta fórmula encuentra el valor más alto en la columna D y solo muestra la fila que contiene ese número.
=MAX($D$2:$D$50)=D23. Uso de Expresiones Regulares en Filtros
Las expresiones regulares permiten buscar patrones más avanzados en el filtrado de datos. Son útiles cuando se requiere encontrar texto que siga un formato específico.
Ejemplo: Filtrar Valores que Contienen una Palabra Específica
Si queremos mostrar solo las filas donde la columna A contenga la palabra «España», usamos:
=REGEXMATCH(A2, "España")Esto mostrará cualquier fila donde la celda en la columna A contenga «España» en cualquier parte del texto.
Ejemplo: Filtrar Números de Cuatro Dígitos
=REGEXMATCH(A2, "^[0-9]{4}$")Esta fórmula mostrará solo las filas donde la columna A tenga exactamente cuatro números.
Ejemplo: Mostrar Solo Correos Electrónicos Válidos
=REGEXMATCH(A2, "^[a-zA-Z0-9._%+-]+@[a-zA-Z0-9.-]+\\.[a-zA-Z]{2,}$")Este filtro deja visibles solo las filas donde el valor en A es un correo electrónico válido.
4. Aplicaciones de Filtros en Validación de Datos y Formatos Condicionales
a) Validación de Datos con Expresiones Regulares
En Datos > Validación de datos, podemos restringir el ingreso de información según una regla.
Ejemplo: Permitir solo códigos postales de cinco dígitos
- Ir a «Datos» > «Validación de datos».
- Seleccionar el rango de celdas donde se ingresarán los datos.
- Elegir la opción «Personalizado» e ingresar:
=REGEXMATCH(A2, "^[0-9]{5}$")Activar la casilla de «Rechazar entrada» para evitar valores incorrectos.
b) Formato Condicional con Filtros
Si queremos resaltar en color rojo los valores de una columna que contengan la palabra «Error», seguimos estos pasos:
Elegir «La fórmula personalizada es» e ingresar:
Seleccionar el rango de datos.
Ir a «Formato» > «Formato condicional».
=REGEXMATCH(A2, "Error")Elegir un color de resaltado y hacer clic en «Listo».
5. Combinando Filtros y Expresiones Regulares en un Análisis Avanzado
Si queremos mostrar solo los registros con montos mayores a 1000 y nombres que contengan «Banco», podemos combinar fórmulas con Y():
=Y(B2>1000, REGEXMATCH(A2, "Banco"))Esto asegurará que solo se muestren las filas donde ambas condiciones se cumplan.
Otras fuentes de Referencia
Para profundizar en el uso de filtros personalizados en Google Sheets y explorar ejemplos adicionales, puedes consultar las siguientes fuentes de referencia. Estos enlaces incluyen tutoriales en video y discusiones en foros de soporte que explican cómo aplicar fórmulas avanzadas en filtros, incluyendo el uso de expresiones regulares y condiciones basadas en valores de otras celdas.- Video tutorial 1
- Video tutorial 2
- Video tutorial 3
- Video tutorial 4
- Discusión en Google Support sobre filtros con fórmulas personalizadas
- Hilo de soporte sobre filtros de texto con combinación de condiciones AND y OR
Estas fuentes pueden ayudarte a comprender mejor cómo utilizar los filtros de manera eficiente y resolver problemas específicos en Google Sheets.
Estas fuentes pueden ayudarte a comprender mejor cómo utilizar los filtros de manera eficiente y resolver problemas específicos en Google Sheets.
Conclusión
El uso de filtros en Google Sheets es una de las herramientas más poderosas para analizar y gestionar información. Mediante fórmulas personalizadas y expresiones regulares, podemos aplicar reglas avanzadas en datos numéricos y textuales.
Estos métodos no solo optimizan la organización de la información, sino que también permiten validar datos y aplicar formatos condicionales de manera eficiente.
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